Política de privacidad

1. Responsable y alcance

MensajeHub es un servicio tecnológico operado por Sebastián Chavez, persona física ubicada en San José, Merced, Barrio Mantica, código postal 10102, Costa Rica. Para consultas de privacidad puedes escribir a hola@mensajehub.com.

Esta política se aplica al sitio público, al Portal, a la plataforma de atención, a administradores y agentes de empresas clientes, al soporte y a los datos recibidos desde los canales que una empresa conecte voluntariamente, como WhatsApp, Facebook, Instagram, correo o chat web.

2. Nuestra función y la de las empresas clientes

Cada empresa cliente decide qué canales conectar, quiénes pueden acceder a ellos, con qué personas conversa y para qué utiliza esas conversaciones. Respecto de los datos de sus clientes finales, la empresa cliente actúa normalmente como responsable y MensajeHub los trata por cuenta de ella para prestar el servicio.

MensajeHub actúa como responsable de los datos necesarios para gestionar sus propias cuentas, seguridad, soporte, facturación, relación contractual, sitio y cumplimiento legal. Si una orden o acuerdo de tratamiento establece instrucciones adicionales, también se aplicará ese documento.

3. Información que procesamos

Según las funciones y canales utilizados, podemos procesar:

• nombre, correo, organización, rol, credenciales protegidas y eventos de autenticación de propietarios, administradores y agentes;
• plan, límites, estado de cuenta, facturación, soporte y comunicaciones contractuales;
• número y perfil empresarial del canal, identificadores de bandeja y remitente, estado de conexión y datos técnicos necesarios para operar la integración autorizada;
• identificador, número o nombre visible de la persona que conversa con una empresa, según lo entregue el canal correspondiente;
• mensajes, archivos, imágenes, audios, reacciones, referencias a mensajes, marcas de tiempo y estados de entrega o lectura;
• notas, etiquetas, asignaciones y demás información que los agentes autorizados incorporen a una conversación o contacto;
• dirección IP, dispositivo, registros de acceso, errores, eventos de seguridad y datos de diagnóstico; y
• cualquier información que una persona incluya voluntariamente en sus mensajes o solicitudes de soporte.

No solicitamos listas de amigos, publicaciones privadas ni información ajena a los permisos y funciones necesarios para operar el canal. El Cliente no debe utilizar MensajeHub para recolectar datos sin autorización.

4. Fuentes de la información

Obtenemos información directamente de las empresas y usuarios que crean una cuenta, de las personas que envían mensajes a esas empresas, de los canales conectados, de los proveedores contratados para operar el servicio y de nuestros propios sistemas de seguridad y soporte.

5. Finalidades y bases del tratamiento

Tratamos la información para:

• crear y autenticar cuentas, comprobar membresías y aplicar permisos;
• conectar el canal elegido, recibir mensajes, dirigirlos a la cuenta correcta y entregar respuestas de agentes autorizados;
• mantener historial, adjuntos, estados de mensajes, asignaciones y continuidad de atención;
• registrar y configurar remitentes autorizados, comprobar el estado del canal y asistir en su operación;
• prestar soporte, diagnosticar errores, mantener copias operativas y recuperar el servicio;
• prevenir fraude, spam, accesos no autorizados y otros abusos;
• gestionar planes, cobros, límites y la relación contractual; y
• atender solicitudes, controversias y obligaciones legales.

Según el caso, estas actividades se basan en la ejecución del contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, intereses legítimos de seguridad y operación, instrucciones de la empresa responsable y consentimiento cuando la ley o el canal lo exijan.

6. WhatsApp Business

Cuando una empresa contrata el canal WhatsApp, MensajeHub utiliza las integraciones empresariales autorizadas disponibles para registrar y operar el remitente. Meta y el proveedor de conexión aplicable pueden procesar el número empresarial, identificadores de cuenta, mensajes, archivos, estados de entrega y datos técnicos necesarios. El alta puede requerir una cuenta empresarial, verificaciones y aprobaciones administradas por esos proveedores.

Desactivar el remitente o desconectar la bandeja detiene los intercambios futuros, pero no elimina automáticamente las conversaciones que ya se almacenaron en MensajeHub. Su eliminación se gestiona conforme a esta política y a las instrucciones de eliminación.

7. Plataforma autoalojada e infraestructura

MensajeHub utiliza Chatwoot autoalojado para organizar contactos, bandejas y conversaciones. Las bases operativas son administradas por MensajeHub; no usamos Chatwoot Cloud para almacenar estas conversaciones. El proveedor autorizado del canal transporta los mensajes y Cloudflare puede prestar servicios de dominio, protección y transmisión de tráfico.

8. Proveedores y destinatarios

Podemos comunicar datos o permitir su tratamiento únicamente cuando sea necesario con:

• la empresa a la que una persona decidió escribir y sus agentes autorizados;
• WhatsApp, Meta u otro proveedor del canal necesario para registrar remitentes y recibir o entregar la comunicación;
• proveedores de infraestructura, almacenamiento, respaldo, identidad, correo, monitoreo y pagos sujetos a obligaciones de seguridad y confidencialidad;
• asesores profesionales que deban conocer la información para prestar sus servicios; y
• autoridades o terceros cuando exista una obligación legal válida o sea necesario proteger derechos, personas o sistemas.

No vendemos datos personales, no los entregamos a corredores de datos y no utilizamos conversaciones para publicidad conductual entre servicios.

9. Conservación

Conservamos las conversaciones durante el plazo configurado o contratado por la empresa cliente y mientras sean necesarias para prestar el servicio, atender solicitudes, proteger la plataforma o cumplir obligaciones legales. Los datos de cuenta y facturación se conservan por los plazos fiscales o contractuales aplicables. Los registros técnicos se mantienen durante un periodo razonable de seguridad y diagnóstico.

Al finalizar una cuenta, eliminamos o desidentificamos la información conforme a la orden y a nuestras instrucciones de eliminación, salvo aquella que deba conservarse. Las copias de seguridad se sustituyen conforme a su ciclo normal y permanecen fuera del uso cotidiano hasta su vencimiento.

10. Seguridad y separación entre empresas

Aplicamos controles de acceso, conexiones HTTPS/TLS, credenciales individuales, protección de secretos, copias operativas, registros y monitoreo. Cada empresa opera en una cuenta lógica separada y sus usuarios se asignan solamente a las cuentas y bandejas autorizadas. Ningún sistema garantiza seguridad absoluta; revisamos razonablemente nuestras medidas y pedimos a cada Cliente que proteja sus dispositivos y accesos.

11. Derechos y solicitudes

Según la legislación aplicable, una persona puede solicitar información, acceso, rectificación, actualización, oposición, revocación o eliminación de sus datos. Cuando la información pertenece a una conversación administrada por una empresa cliente, esa empresa es normalmente el primer punto de contacto; MensajeHub colaborará como encargado del tratamiento.

También puedes escribir directamente a hola@mensajehub.com. Para localizar los datos necesitaremos el nombre de la empresa, el canal y un identificador razonable. Podemos verificar identidad y autoridad antes de revelar o modificar información. Atenderemos cada solicitud dentro del plazo que exija la ley aplicable.

12. Desconexión y eliminación

Un administrador puede solicitar la desconexión de un canal o la desactivación de un remitente. También puede revocar las autorizaciones disponibles en Meta u otro proveedor aplicable. Estas acciones detienen conexiones futuras, pero no eliminan automáticamente datos ya almacenados. Consulta las instrucciones de eliminación de datos.

13. Transferencias y ubicación

La infraestructura y algunos proveedores pueden tratar datos en países distintos al de la persona o empresa cliente. Cuando corresponda, utilizamos medidas contractuales, organizativas y técnicas razonables para proteger esas transferencias. La empresa cliente debe informar a sus usuarios sobre requisitos adicionales propios de su jurisdicción.

14. Menores de edad y datos especialmente protegidos

MensajeHub no está dirigido intencionalmente a menores de edad. Tampoco está diseñado por defecto para expedientes médicos completos, datos financieros altamente sensibles u otra información sometida a requisitos reforzados. Si consideras que se procesaron datos de un menor o información sensible sin autorización adecuada, comunícate con nosotros para revisarlo.

15. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política cuando cambien el servicio, sus proveedores o las obligaciones aplicables. Publicaremos la versión vigente y, cuando el cambio sea material, lo comunicaremos por un medio razonable.

MensajeHub, operado por Sebastián Chavez
San José, Merced, Barrio Mantica, código postal 10102, Costa Rica
hola@mensajehub.com